La conformité est une étape cruciale du processus d’intégration, car elle permet à Fruugo de vérifier que les détaillants respectent les normes de qualité, de sécurité et d’emballage des produits, et qu’ils sont autorisés à vendre les marchandises qu’ils fabriquent eux-mêmes ou qu’ils se procurent auprès d’un fabricant tiers.
La soumission des informations de conformité atteste également que les détaillants connaissent toutes les exigences à respecter en fonction de leur catalogue et de leur pays de présence.
Si vous recevez une notification sur le Portail Détaillant indiquant que certains de vos produits sont soumis à des restrictions, vous devez fournir les informations requises pour chaque exigence avant que vos produits ne soient visibles sur notre marketplace et donc disponibles à l’achat pour les clients.
Les 3 types de conformité de catalogue suivants doivent être effectués pour que votre intégration puisse se poursuivre :
1. EPR
Qu’est-ce que c’est ?
La Responsabilité Élargie du Producteur (REP) est une obligation légale à laquelle les détaillants doivent se conformer dans certains pays où ils commercialisent leurs produits. Elle implique la transmission d’informations obtenues auprès de l’organisme de producteur responsable dans les pays où les données produit sont destinées à être référencées.
La REP couvre l’emballage primaire (produit) et secondaire (expédition), ainsi que les aspects post-achat tels que l’élimination des déchets et le recyclage.
Il est de la responsabilité du détaillant de s’assurer de sa pleine conformité aux obligations spécifiques à chaque pays. Le défaut de transmission des informations REP requises peut entraîner l’indisponibilité de vos produits sur le site web Fruugo dans les pays concernés, pendant ou après l’ouverture de votre compte.
Quand cela s’applique-t-il ?
Les informations REP doivent être soumises par tout détaillant qui configure des frais d’expédition pour la France, l’Allemagne et/ou l’Irlande via le module Gestion des expéditions du Portail Détaillant.
La REP ne s’applique pas aux autres pays ; par conséquent, les numéros de TVA et d’enregistrement ne sont pas requis pour les pays autres que les trois mentionnés ci-dessus.
Quelles sont les pièces justificatives ?
Pour référencer vos produits en France, vous devez fournir le numéro d’identification unique (UIN) et le numéro de TVA pour les emballages, les équipements électriques et électroniques (EEE), les piles, les textiles, le mobilier, les pneumatiques, les jouets, le papier imprimé, les articles de sport et de loisirs, les produits chimiques, les huiles minérales ou synthétiques, les huiles lubrifiantes ou industrielles, les articles de bricolage et de jardinage, ainsi que les produits et matériaux de construction.
Pour référencer vos produits en Allemagne, vous devez fournir l’identifiant LUCID et le numéro de TVA pour les emballages, les piles et les appareils électriques (DEEE).
Pour référencer vos produits en Irlande, vous devez fournir l’identifiant d’enregistrement pour les emballages, les piles, les déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE), les pneumatiques et les plastiques agricoles.
Comment faut-il le soumettre ?
Pour soumettre les informations REP pour la France, l’Allemagne et/ou l’Irlande, rendez-vous dans la section REP du module Conformité du Portail Détaillant et ajoutez les informations pour chacun des trois pays pour lesquels vous souhaitez configurer les frais d’expédition.
Si vos soumissions REP sont approuvées par notre équipe Conformité, vous en serez informé par e-mail. Nous pouvons également vous demander de fournir des informations EPR différentes si elles ne sont pas approuvées, et nous pouvons vous demander de désactiver la configuration des frais d’expédition pour la France si vous ne fournissez aucune information EPR.
2. Catégories restreintes
Qu’est-ce que c’est ?
Certains produits figurant dans les données que les détaillants soumettent pour référencement sur le site web Fruugo doivent être accompagnés de documents attestant de leur légalité et de leur authenticité, ainsi que de votre autorisation de les distribuer aux consommateurs.
Cette exigence se justifie par la nature sensible et les utilisations potentielles de certains produits que vous souhaitez vendre sur la plateforme, ainsi que par les questions de légalité, de sécurité et de qualité des produits, et par les risques de contrefaçon et de violation de droits d’auteur.
Seuls les détaillants agréés sont autorisés à vendre des produits appartenant aux catégories restreintes. Par conséquent, vous ne pourrez ni faire la publicité ni la vente de produits restreints, et toute tentative en ce sens entraînera leur suppression en cas de non-approbation.
Quand cela s’applique-t-il ?
Les déclarations EPR s’appliquent lorsque l’un des produits du flux ou du webhook que vous intégrez est associé à une catégorie considérée comme réglementée et nécessitant des justificatifs pour prouver sa conformité.
Le spécialiste en intégration de données, chargé de la validation des données de vos produits avant le lancement de votre compte, vous signalera les catégories de produits concernées.
Toutes les catégories ne requièrent pas de justificatifs, mais certaines exigent des preuves de sécurité et de conformité aux normes réglementaires. C’est le cas, entre autres, des vitamines et compléments alimentaires, des jouets pour bébés et enfants, des produits alimentaires nécessitant un transport réfrigéré ou congelé et des coffrets cosmétiques.
Quelles sont les pièces justificatives ?
Vous pourrez soumettre des documents de votre fournisseur dans le cadre de votre demande d’autorisation de vente de produits réglementés. Fruugo se réserve le droit d’accepter ou de refuser ces documents en fonction de leur exactitude et de leur pertinence en tant que preuves justifiant votre droit de vendre lesdits produits.
Les types de documents acceptés par Fruugo sont les suivants :
- Une facture attestant l’achat des produits auprès d’un fabricant ou d’un distributeur agréé ;
- Des images du produit, de son emballage et/ou des documents d’accompagnement permettant de vérifier sa conformité aux exigences d’étiquetage ;
- Une déclaration de conformité (DoC) attestant que les produits répondent à toutes les exigences et à la législation en vigueur ;
- Un certificat de sécurité du produit établi par un organisme tiers ;
- Un document d’enregistrement ou de validation attestant de votre autorisation de vendre les produits concernés et/ou de l’approbation de la vente des substances qu’ils contiennent ;
- Un dossier technique de sécurité du produit détaillant l’évaluation des risques, les rapports d’essais, la liste des composants, les coordonnées du fabricant, etc.
Comment faut-il le soumettre ?
Pour vous fournir la documentation nécessaire permettant à Fruugo d’autoriser la vente de tout produit soumis à restrictions et nécessitant une approbation, le spécialiste de l’intégration des données affecté à votre compte vous enverra un courriel détaillant toutes les catégories concernées dans vos données produits et vous permettant de télécharger et de nous soumettre directement les documents.
Une fois la documentation soumise, elle sera examinée et approuvée si elle répond aux critères de pertinence requis pour attester de la conformité des produits. Dans le cas contraire, la soumission sera refusée et nous vous demanderons des documents complémentaires.
3. GPSR
Qu’est-ce que c’est ?
Le Règlement général sur la sécurité des produits (RGSP) impose aux détaillants de fournir des informations sur les produits non alimentaires afin qu’ils puissent être commercialisés dans certains pays.
Les informations RGSP se divisent en deux parties : les coordonnées et les informations de sécurité.
Les coordonnées désignent la personne ou l’entité responsable de chaque marque ou fabricant figurant dans les données de vos produits.
Les informations de sécurité concernent l’étiquetage et la certification de vos produits, garantissant leur conformité à la réglementation européenne en matière de sécurité.
Tout produit pour lequel les informations requises sont incomplètes ou incorrectes ne pourra pas être mis en vente dans les pays concernés par le RGSP dès l’ouverture de votre compte.
Quand cela s’applique-t-il ?
La soumission des informations de contact et de sécurité GPSR est obligatoire si vous avez configuré les frais d’expédition dans le module Gestionnaire d’expédition du portail détaillant pour l’Irlande, la Norvège, la Suisse et tout pays de l’Union européenne.
Les pays hors Union européenne, ainsi que la Russie et le Royaume-Uni, ne sont pas soumis à cette obligation ; vos produits pourront donc être commercialisés dans ces pays sans aucune soumission.
Dans les pays concernés, vous devez fournir les informations de sécurité pour les produits appartenant aux catégories concernées.
Quelles sont les pièces justificatives ?
Pour les informations de contact, vous devrez fournir le nom et les coordonnées de la marque ou du fabricant des produits concernés, ainsi que le nom et les coordonnées d’une personne responsable désignée, établie au sein de l’Union européenne.
Si vos produits ne comportent pas de marque définie (c’est-à-dire qu’ils sont « sans marque »), la fourniture des informations du fabricant dans vos données produit et des coordonnées du responsable de la gestion des risques liés aux produits dangereux (GPSR) est obligatoire.
Concernant les informations de sécurité, la fourniture des avertissements de sécurité, du marquage CE et de la liste des ingrédients des références concernées est obligatoire lorsque ces produits sont associés aux catégories concernées. La fourniture du numéro de série, de la référence fabricant, du numéro de modèle et du numéro de lot est facultative.
L’attestation de sécurité doit être fournie pour toute référence appartenant à une catégorie obligatoire, même si les informations de sécurité ne sont pas requises.
Comment faut-il le soumettre ?
Pour les intégrations par flux de données et par API, les informations de contact GPSR seront soumises sous forme de fichier CSV via l’option GPSR du module Conformité du portail détaillant.
Pour les intégrations par flux de données, les informations de sécurité GPSR peuvent être soumises soit sous forme de fichier CSV via l’option Sécurité du module Conformité du portail détaillant, soit intégrées aux champs Attributs 1 à 10 de l’URL du flux de produits.
Pour les intégrations par API, les informations de sécurité GPSR peuvent être soumises soit sous forme de fichier CSV via l’option Sécurité du module Conformité du portail détaillant, soit intégrées aux données transmises via l’URL du webhook.
Le spécialiste de l’intégration des données affecté à votre compte confirmera l’approbation des soumissions ou indiquera si elles doivent être soumises à nouveau.
